Sekretarz 

 
Sekretarz Gminy

mgr Jan Maroń

tel. (17) 745 36 13

 

1. Sekretarz odpowiada za sprawną organizację i funkcjonowanie Urzędu w zakresie obsługi Burmistrza i Rady Miejskiej, a także mieszkańców gminy, za zapewnianie warunków działania Urzędu oraz należytą organizację pracy biurowej, a w szczególności za:

1) prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza oraz przekazywanie ich do realizacji,

2) sporządzanie projektu struktury organizacyjnej Urzędu oraz sieci gminnych jednostek organizacyjnych,

3) zapewnienie przestrzegania postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,

4) opracowanie projektów regulaminów mających charakter organizacyjny i ich aktualizacja,

5) prawidłowe zorganizowanie stanowisk pracy w Referatach i na samodzielnych stanowiskach, wyposażenie ich w niezbędne środki do wykonywania przydzielonych zadań,

6) określenie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności kierownikom referatów i pracownikom na stanowiskach samodzielnych,

7) należytą organizację i ciągłość pracy Urzędu przy obsłudze obywateli, 

8) zapewnianie materiałowo-technicznych warunków pracy w Urzędzie, 

9) jakość i terminowość przygotowywanych materiałów na sesje Rady Miejskiej, odprawy Burmistrza, udzielanie odpowiedzi radnym na ich interpelacje, zapytania i wnioski,

10) organizację służby przygotowawczej,

11) dyscyplinę pracy w Urzędzie,

12) podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników we wszystkich formach kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego,

13) przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej przez pracowników,

14) nadzór nad funkcjonowaniem promocyjnej strony internetowej oraz Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,

15) organizację wyborów powszechnych i referendów, wyborów organów sołectw, osiedlach oraz spisów,

16) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkowej, stwierdzanie własnoręczności podpisu i zgodności odpisu z oryginałem,

17) dekretację korespondencji kierowanej do Urzędu, w przypadku nieobecności Burmistrza i Z-cy Burmistrza,

18) koordynowanie obsługi prawnej Urzędu, organów gminy.

 

2. Realizowanie zadań związanych z :

a) funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza, a zwłaszcza organizowanie kontaktów Burmistrza z organizacjami politycznymi, społecznymi, związkami zawodowymi, mieszkańcami, załogami zakładów pracy, itp.,

b) kontrolą terminowego przygotowania przez Kierowników Referatów materiałów na sesje Rady Miejskiej, posiedzenia Komisji i odprawy Burmistrza.

 

3. Realizację zadań Pełnomocnika d/s Systemu Zarządzania Jakością:

a) utrzymanie i doskonalenie SZJ w Urzędzie oraz zapewnienie zgodności SZJ z wymaganiami normy ISO 9001,

b) współpraca z konsultantami zewnętrznymi i jednostką certyfikującą w sprawach dotyczących SZJ w trakcie utrzymania systemu,

c) upowszechnianie wśród pracowników Urzędu wiedzy na temat SZJ w kierunku podnoszenia ich świadomości w zakresie wymagań stawianych przed Urzędem przez jego klientów,

d) przedstawianie Burmistrzowi informacji dotyczących funkcjonowania SZJ i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem Systemu,

e) sprawowanie nadzoru nad dokumentacją SZJ, zapewnienie zgodności, aktualności i integralności tej dokumentacji,

f) sporządzanie na dany rok planu auditów wewnętrznych, organizacja auditów wewnętrznych,

g) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem procedur przez pracowników,

h) podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz kontrola ich realizacji.

 

4. W ramach w/w zakresu obowiązków Sekretarz uprawniony jest do sprawowania kontroli pracy pracowników zatrudnionych we wszystkich referatach i samodzielnych stanowiskach pracy oraz wydawania im poleceń służbowych.