Rejestry, ewidencje i archiwa
W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie prowadzone są:
rejestry:
- Skarg i wniosków,
- Aktów wewnętrznych Komendanta Powiatowego PSP, oddzielnie dla:
- decyzji,
- rozkazów,
- zarządzeń
- instrukcji i wytycznych,
- Wydanych zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych,
oraz ewidencje:
- Zdarzeń na terenie powiatu,
- Ewidencja podmiotów tworzących Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy na poziomie powiatu,
- Druków ścisłego zarachowania,
- Pieczęci i stempli,
- Okresowych kart pracy pojazdów i kart pracy urządzeń,
- Wyjść w godzinach służbowych,
- Zadań wykonanych poza rozkładem czasu służby i pracy,
- Archiwalna.
Ewidencja zasobu archiwalnego – archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie.
Zasady działania Archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie określone są Zarządzeniem nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych.
Do zakresu działania archiwum należy:
- Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
- Opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
- Udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
- Udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- Zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.
Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:
- Spisy zdawczo-odbiorcze,
- Rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
- Karty udostępnienia akt,
- Ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
- Skorowidze (indeksy),
- Ewidencja akt udostępnionych.
Akta znajdujące się w archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Łańcucie mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Zgodę na udostępnienie akt osobom prawnym i fizycznym spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego upoważniona